Úloha "Pachtovní smlouvy" obsahuje seznam všech smluv uživatele. V seznamu je u každého záznamu uvedeno:
Číslo smlouvy / Číslo smlouvy protistrany
S kým je smlouva uzavřena.
Katastrální území a LV.
Datum účinnosti
Datum zániku
Skeny smluv
Stav smlouvy
Nad seznamem je umístěn filtr, pomocí kterého lze vyhledávat a filtrovat smlouvy dle:
Katastrální území
Číslo smlouvy
Skupina smluv
Stav smlouvy
Jméno (RČ nebo IČ)
Aktuálnost smluv
Datum zániku smlouvy (Platnost)
Filtr na "Stav" smlouvy je rozdělen do několika sekcí:
Základní stavy
Stavy dodatků
Stavy revizí
Pro začínající uživatele doporučujeme zatrhávat pouze jednu sekci filtrů najednou.
Filtr “Platnost” nabízí následující možnosti:
K datu: Filtruje smlouvy, které platí v konkrétní vybraný den (smlouvy na neurčito, které mají datum účinnosti před daným datem a nejsou ukončené, nebo smlouvy na určito, které mají nastavené datum ukončení, které spadá do vybraného data)
V rozmezí: Stejný princip jako "K datu", ale smlouvy musí spadat do celého vybraného intervalu
Končící do jednoho roku odteď: Jde o smlouvy na určito, s datem ukončení dnes nebo později, které končí do 1 roku od aktuálního data
Po každém vybrání filtru kliknu na tlačítko “Najdi”. Pro reset filtrů použijte možnost zrušit vybrané filtry.
Uživatel má možnost vytvářet nové smlouvy nebo prohlížet detail existujících smluv. Aplikace umožňuje export vybraných smluv do souboru *.xlsx.
Neaktuální smlouvy jsou graficky zvýrazněné vykřičníkem s popisem a červenou barvou textu. Popis se zobrazí po najetí kurzoru myši.
Po kliknutí na konkrétní smlouvu ze seznamu smluv je uživatel přesměrován na její detail.
Založení smlouvy
Ikona 
umožňuje založit novou smlouvu. Detail smlouvy je rozdělen do tří záložek:
Základní informace
Parametry smlouvy
Číslo smlouvy
Číslo smlouvy protistrany.
Výchozí údaj smlouvy lze nastavit v úloze “Šablony dokumentů” a tím si nastavení smlouvy přednastavit.
Šablona Dokumentu smlouvy je přednastavena na univerzální. Svůj vlastní dokument smlouvy posíláte ke vložení na podpora@cleverassets.cz
Doba uzavření smlouvy. Datum účinnosti smlouvy. Automatické prodloužení smlouvy.
Nastavit vyplácení dle kalendářního nebo hospodářského roku. Toto nastavení má vliv na platby.
Propachtovatel (lze zadat různý datum podpisu smlouvy u pachtýře a propachtovatele pomocí modré ikony tužky),
dle Vlastníka (osoby)
dle LV
Pachtýř
Výpověď smlouvy
Kdy lze podat nejdříve.
Od, kdy začíná běžet.
Výpovědní lhůta.
Výpověď musí být podána nejpozději.
Volitelné odstavce smlouvy
Má pachtýř předkupní právo. ANO x NE (Nemá vliv na proměnné v dokumentu. )
Lze parcely dále propachtovat. ANO x NE (Pokud je zde zadáno NE, nemohu parcely dále podpachtovát nebo dávat do směn)
Je při přecenění parcel požadováno podepsání nového dodatku smlouvy. (Pokud je zde zadáno NE, smlouvy se automaticky po přecenění přecení, pokud zadám Ano, přecenění provádím ručně.)
Elektronické podepsání smlouvy
Poznámky (Možno vložit poznámku ke smlouvě.)
Zapsat do přílohy smlouvy (Text, který se zde zadá, se zapíše do přílohy smlouvy)
Skupiny smluv
Upozornění
Dokumenty
V boxu Dokumenty lze přidat libovolný soubor, zejména podepsanou smlouvu či výpověď, korespondenci s vlastníkem atd. Dokumenty vybrané v dokumentu smlouvy se generují automaticky po uložení (smlouva a příloha). Křížkem je lze smazat. Vztahují se vždy k aktuální verzi smlouvy. Všechny Dokumenty je možno z aplikace stáhnout, zeditovat a znovu nahrát nebo si zobrazit jejich rychlý náhled.
Pokud se jedná o dodatky, lze zde nastavit Zobrazit dokumenty ze všech verzí smlouvy? na ANO nebo NE. Toto nastavení se drží napříč všech smluv na schématu.
Parcely
zobrazuje seznam propachtovaných parcel od propachtovatele, celkovou výměru propachtovaných parcel, případně části parcel a mapu, kde jsou tyto parcely zobrazeny. Seznam parcel obsahuje záznam katastrálního území, číslo parcely, výměru a podíl.
U jednotlivých parcel se mohou také zobrazovat ikony s upozorněním. Ikona s vykřičníkem symbolizuje, že u parcely na smlouvě došlo k nějaké změně v katastru nemovitostí. Ikonka s plochou , jejichž část je červená, symbolizuje parcelu, u nichž dochází k propachtování pouze části parcely. Výměra zde uvedená je propachtovaná výměra.
Obr. 4 - Detail smlouvy - parcely
Přidání parcel na smlouvu:
Po kliknutí na ozubené kolečko se zobrazí detailní informace o parcele, kde je celková propachtovaná výměra, pachtovné (případně cena parcely podle výpočtu pachtovného na smlouvě) a výpočet náhrady za daň. Ve výpočtu náhrady za daň lze upravovat osvobozenou výměru, zpevněnou plochu a zastavěnou plochu. Zbytek výměry aplikace sama dopočte. Lze zde rovněž v prvním řádku zvolit, komu se vyplácí náhrada za daň. Všechny údaje jsou zde vztaženy k celému vlastnictví parcely. (Obr. 5) Pokud budete chtít v údajích provést nějakou změnu, použijete pero pro úpravy.
Obr. 5 - Detail smlouvy - parcely
Nastavení propachtované výměry:
Údaje z grafiky a katastru se mohou lišit. Údaje z grafiky se přebírají z LPIS a ne vždy se shodují. Pokud bude výměra z grafiky vyšší než výměra celková z katastru, pak smlouva nepůjde uložit.
Hromadné nastavení propachtované výměry:
Po kliknutí na tlačítko, lze zadat způsob nastavení. Je možné vyžít dvou podmínek, za kterých lze zahrnout celou výměru parcely:
nebo jen část (ořeže se dle výměry v LPIS zasahující do libovolných půdních bloků)
Pokud uložíte hodnoty jako výchozí, bude se Vám nastavení ukládat i v dalších smlouvách.
Pachtovné a platby jsou uvedené informace o výpočtu pachtovného a výpočtu náhrady za daň z nemovitých věcí.
V pravém sloupci je možné zadat způsob výpočtu pachtovného, pokud není zadaná šablona smlouvy (tzn. % z ceny pozemku, % z průměrné ceny, podle výměry, dle katastrálních území nebo dohodou). Pokud je v záložce Základní informace nadefinována šablona smlouvy, nelze způsob výpočtu pachtovného volit. Základní sazby mohou být různé s ohledem na druh pozemku. Lze nastavit rozdělit výpočet pachtovného dle druhů pozemků a automatické navyšování pachtovného. V levém sloupci se pak zobrazí výpočet pachtu a daně, který je možné ještě úpravou editovat. Lze provést úpravu ročního pachtovného a úpravu náhrady daně. V případě více spoluvlastníků úpravu provedeme vždy u každého spoluvlastníka zvlášť. Níže je pak uvedena celková částka k zaplacení.
Posledním údajem této záložky uvedeným nejníže, je informace o provedených platbách. Týká se např. platných pachtovních smluv. Jak se počítá pachtovné u smlouvy.
Obr. 6 - Detail smlouvy - pachtovné a platby
V záložce "Pachtovné a platby" v boxu "Způsob výpočtu pachtovného" je vložen přepínač "automatické navyšování pachtovného" ANO x NE.
V případě, že zatrhneme ANO, zobrazí se dvě možnosti navýšení:
o meziroční inflaci - zde lze omezit navyšování do zvoleného data a omezit maximální výši inflace ( pokud napíšu 20%, pak míra inflace je zastropována dvaceti procenty, ale neznamená to 20% z míry inflace)
o ručně zadanou inflaci - zde lze opět omezit navyšování od zvoleného data a nastavit valorizaci dle způsobu počítání pachtovného.
Navyšování lze také zastropovat časovým obdobím a také omezit maximální výši inflace.
Valorizace se pouští 1.1. po prodloužení a ukončení smluv a po vygenerování plateb v dlouhotrvající operaci nad všemi projekty.
Vůbec není ovlivněno aktualizací dat, navýšením o inflaci ani přepočtem smluv.
Dojde k vytvoření nové verze smlouvy s názvem “po automatické valorizaci”. Tato verze bude účinná od 1.1. příslušného roku.
Jednotkové ceny ke smlouvě či k jednotlivým druhům pozemků se upraví o částky zadané v sekci valorizace.
Tím dojde ke změně celkového pachtovného. Nová verze se následně zplatní.
Dojde také k uvedení těchto automatických valorizací mezi Hromadné operace.
Pokud má osoba více platebních údajů, máte možnost volby preferovaného platebního údaje pro danou smlouvu (a to i po zplatnění smlouvy):
Pakliže je na smlouvě více propachtovatelů, je nutné pro nastavení hodnot pro konkrétního propachtovatele změnit společná nastavení na požadovanou osobu.(Obr. 7)
Obr. 7 - Detail smlouvy - pachtovné a platby - více propachtovatelů
Po vybrání konkrétního propachtovatele se v části Roční náhrada za daň zobrazí přepínač „daň za propachtovatele hradí pachtýř” (Obr. 8), který se vztahuje k celé smlouvě. V pozici ANO znamená, že daň za všechny parcely na smlouvě hradí pachtýř a to podílově, na rozdíl od nastavení na parcele (Obr. 7 a 19), kdy při nastavení daň hradí pachtýř, hradí pachtýř daň za celou parcelu. Při tvorbě daňového přiznání má nastavení na parcele přednost před nastavením na smlouvě.
Obr. 8 - Detail smlouvy - pachtovné a platby - přepínač „daň za propachtovatele hradí pachtýř”
Úprava smlouvy
V pravé horní části se nachází menu “úprava smlouvy” (Obr. 9 +10) s několika možnostmi úprav.
Obr. 9 - Úprava smlouvy ve verzi návrh Obr. 10 - Úprava smlouvy v platné verzi
Typy stavů
návrh
V tomto stavu vzniká nová smlouva. Smlouvy v tomto stavu je možné editovat po stisknutí tlačítka tužky “upravit smlouvu”.
odložená
V tomto stavu jsou nepodepsané smlouvy, u kterých je předpoklad, že nebudou nikdy podepsány.
platná
Změna stavu Platná do stavu Návrh je možná pouze v případě, když není žádná platba na smlouvě ve stavu odesláno nebo uhrazeno.
platná, nepodepsaná
V tomto stavu jsou smlouvy, které byly zaslány k podpisu a pachtýř je využívá, ale ještě nejsou podepsané. Tento stav je ve všech ohledech stejný jako stav smlouvy “platná”, jde jen o odlišení, že smlouva není dosud fyzicky podepsaná. Lze jej využít pro evidenci týkající se neznámých vlastníků, ústně uzavřených smluv apod.
ukončená
V tomto stavu jsou smlouvy, které jsou již k aktuálnímu datu neplatné.
Pro výplatu pachtů je rozhodující, zdali a po jakou dobu byla smlouva platná (tedy je ve stavu Platná, Platná, nepodepsaná nebo Ukončená).
Proces revize pachtovních smluv
Do revize se pachtovní smlouvy mohou dostat dvěma způsoby:
Data z předchozího systému se naimportují s příznakem revize.
Výběrem určitých, nebo všech pachtovních smluv lze převést do revize kdykoliv během roku. Revize může být zvolena nebo nařízena. (pozemkové úpravy, kontrola stavu..)
Postup při revizi smluv se řídí dle následujícího schématu: (Obr. 11)
Obr. 11 - Revize pachtovních smluv
Pokud chceme upravovat smlouvu v revizi, zkontrolovat a změnit na platnou, je nutné zvolit provést úpravy:
Provedení úprav na smlouvě provede také smazání všech ročních plateb ve stavech 'Ke schválení, Schváleno, Nevyplácet'. Platby ke smlouvě budou znovu vygenerované, až provedete všechny úpravy a převedete smlouvu opět do normálního stavu. (Zůstávají platby již uhrazené, odeslané, stornované a importované).
Smlouva se dostane do stavu platná, v úpravě do původní verze. Pres pero pro úpravy lze provést požadované změny.
Smlouvu je poté nutné uložit a
ukončit revizi.
Smlouva se poté změní do stavu platná.
Po schválení úprav se u platných a ukončených smluv znovu platby vygenerují.
Změnit stav
ze stavu Návrh lze smlouvu změnit do stavu Platná, odeslat smlouvu k podpisu (stav Platná, nepodepsaná), nebo Odložená
ze stavu Platná lze smlouvu pouze ukončit, vytvořit dodatek, nebo změnit smlouvu do Návrhu (pokud platba u smlouvy nebyla doposud uhrazena)
ze stavu Odložená lze změnit smlouvu do Návrhu, nebo smlouvu Smazat
ze stavu Ukončená lze smlouvu změnit na Návrh nebo Zrušit výpověď
Ukončit smlouvu
Aplikace provádí 1x denně (o půlnoci) kontrolu, zdali nedošlo k ukončení platnosti příslušné smlouvy. Pokud k tomu dojde, aplikace automaticky převede smlouvu ze stavu Platná do stavu Ukončená. Na tuto skutečnost je upozorněn uživatel na horní liště upozorněním. Smlouvu lze ukončit buď přímo zadáním data ukončení smlouvy nebo zadáním data podání výpovědi. V druhém případě aplikace sama dopočte, kdy smlouva skončí.
Datum ukončení smlouvy je důležité pro výplatu pachtu. Pokud ve vypláceném roce smlouva platila alespoň 1 den (bez ohledu, zda je nyní Platná či Ukončená), tak se při roční výplatě zobrazí i poměrná část platby k této smlouvě.
Vytvořit dodatek ke smlouvě
K platné smlouvě lze vytvořit dodatek. Smlouvu je třeba upravit tak, v jakém stavu bude po tomto dodatku, nikoliv pouze změnu. Kromě vytvoření klasického dodatku smlouvy, můžete založit i další verze smluv - digitalizace, úprava po inflaci, pravidelné navýšení, přecenění a jiná úprava. Jediným omezením je, že v případě dodatku nelze měnit smluvní strany. Oproti smlouvě bez dodatku se v horní části po uložení zobrazí ikona s jednotlivými verzemi smlouvy (původní, po dodatku č.1, případně další). Mezi těmito verzemi se lze přepínat. V případě tvorby dodatku je nutné po jeho podpisu provést převod do platného stavu, obdobně jako u běžné smlouvy. Současně se zplatněním dojde k ukončení platnosti smlouvy původní. Dokumenty se pak vážou k příslušné verzi smlouvy.
Vytvořit následnou smlouvu
V případě, že u smlouvy dojde ke změně vlastnictví u jedné z parcel, je nabídnuta i možnost vytvořit tzv. smlouvu následnou. Jedná se o případy, kdy se s novým vlastníkem nepodaří uzavřít novou smlouvu a nový vlastník přebírá právní závazky původního vlastníka. Bude tedy nutné mu vyplácet pacht do doby, než původní smluvní vztah skončí. Tato funkčnost umožňuje vyměnit ve smlouvě propachtovatele. Aplikace rovněž prověří přes vlastnictví původních parcel, kdo by mohl být tím novým vlastníkem, a buď jej přímo předvyplní nebo nabídne jejich seznam. Smlouva následná a k ní smlouva původní se rovněž zobrazují pod ikonou s verzemi smlouvy. Po vytvoření smlouvy následné, smlouvu původní ukončíme ke dni, který předchází dni účinnosti smlouvy následné.
Skupiny smluv
Jednotlivé pachtovní smlouvy lze jednoduše třídit do skupin. Na úvodní stránce najdete úlohu Skupiny smluv, v ní si novou skupinu založíte a do ní přidáte libovolnou pachtovní smlouvu (Obr. 12).
Obr. 12 - Skupiny smluv
Přidání do skupiny můžete provést i přímo v detailu pachtovní smlouvy (Obr. 13).
Obr. 13 - Přidání do skupiny
Hromadné operace
Na skupinu smluv navazují hromadné operace, které můžete provádět nejen nad skupinou smluv, ale i nad libovolným výběrem pachtovních smluv. Pokud již máte skupinu vytvořenu, stačí jí otevřít, označit v ní všechny smlouvy (Obr. 14)
Obr. 14 - Výběr smluv pro hromadnou operaci
a v menu vybrat konkrétní operaci (Obr. 15).
Obr. 15 - Typy hromadných operací
Po výběru konkrétní operace buď dojde k jejímu spuštění nebo se objeví dialogové okno s potřebnými údaji pro příslušnou operaci (Obr. 16)
Obr. 16 - Spuštění hromadného vygenerování dodatků smluv
Po zadání operace ke zpracování se objeví informace o jejím stavu na horní liště v historii operací (Obr. 17). Ze strany uživatele je třeba počítat s časovou prodlevou. Požadavek je totiž nejprve zařazen do fronty a je odbaven až po dokončení předchozích požadavků zaslaných na server (i od jiných klientů). Toto opatření je preventivní, spuštění více požadavků v jeden okamžik by totiž mohlo přetížit server.
Obr. 17 - Historie operací se skupinami smluv
Detailnější přehled všech dokončených operací včetně dotčených smluv najdete na záložce Historie operací se skupinami smluv v úloze Skupiny smluv (Obr. 18).
Obr. 18 - Detailnější historie operací se skupinami smluv
Skeny dokumentů
V aplikaci lze evidovat skenované dokumenty smluv. Řada uživatelů používá naše jednoduché a přehledné úložiště dokumentů v každé smlouvě a ukládá zde i sken podepsaného dokumentu. Je to užitečné, smlouvy tak můžete mít stále u sebe a nemusíte je již dohledávat v šanonech.
Doposud však neexistoval nástroj, jak zjistit, jestli náhodou nějaký sken dokumentu nechybí. Nová funkcionalita umožňuje při zadání nového dokumentu do aplikace rozlišit, jestli se jedná o běžný dokument nebo skenovaný. U skenovaného pak i rozlišení, jestli se jedná o dokument smlouvy, výpovědi či ostatní a v případě smluv s více propachtovateli i informaci, kterých propachtovatelů se konkrétní dokument týká (Obr. 19, 20)
Obr. 19 - Nahrání skenovaného dokumentu do aplikace
Obr. 20 - Výběr typu naskenovaného dokumentu
V části Dokumenty v detailu smlouvy je pak tato informace zobrazena (Obr. 21).
Obr. 21 - Sekce Dokumenty v detailu smlouvy
Jelikož již řada uživatelů má nahráno do aplikace velké množství skenovaných dokumentů, tak jsme dle názvu souboru (končící na .pdf) vyhledali ty, o kterých se domníváme, že jsou skenované, přidělili jim typ smlouva a informaci, že se týká všech propachtovatelů na smlouvě. Toto je totiž nejčastější způsob zadání současných skenovaných dokumentů. Uživatel však má možnost tyto údaje změnit klikem na ikonku tužky u konkrétního dokumentu.
Jak však nejlépe zkontrolovat, že mám skeny opravdu u všech smluv? Tato informace je zobrazena přímo v seznamu pachtovních smluv (Obr. 22). Pro první plnění však doporučujeme provést export pachtovních smluv do XLSX (případně i s osobami), kde nově přibyl sloupec Sken. Zde můžete s využitím filtru vyhledat chybějící a ty následně do aplikace doplnit.
Obr. 22 - Smlouvy s informací o typu skenovaného dokumentu