Úloha Pachtovní smlouvy (Obr. 1) obsahuje seznam všech smluv uživatele. V seznamu je uvedeno u všech záznamů číslo smlouvy/ číslo smlouvy protistrany, informace o propachtovateli, datum účinnosti, datum ukončení a stav smlouvy. Nad seznamem je uveden filtr, kde lze ze seznamu vyhledat např. katastrální území, číslo smlouvy, skupinu smluv, stav smlouvy, jméno (RČ nebo IČ) a aktuálnost smluv.
Filtr na stav smlouvy je rozdělen do několika sekcí. V první části je 5 základních stavů, ve druhé pak nadstavbové stavy týkající se dodatků a ve třetí stavy, týkají se revizí. Při zadávání filtrů doporučujeme u začínajících uživatelů dávat zatržítka pouze v jedné sekci.
Uživatel má možnost vytvářet nové smlouvy nebo prohlížet detail smluv. Aplikace umožňuje export vybraných smluv do souboru *.xlsx.
Obr. 1 - Seznam smluv
Neaktuální smlouvy jsou graficky zvýrazněné vykřičníkem s popisem (Obr. 2) a červenou barvou textu.
Obr. 2 - Zvýraznění neaktuálních údajů v seznamu smluv
Založení smlouvy
Ikona + umožňuje založit novou smlouvu. Po zvolení se objeví Detail smlouvy, kde je možné vyplnit všechny potřebné údaje a hodnoty.
Editace šablon smluv je spravována administrátorem. K příslušným šablonám se váží parametry (lhůty, způsob platby). Při založení smlouvy však lze tyto údaje změnit, aniž by to mělo vliv na původní šablony. Úkolem šablon je usnadnit tvorbu nejčastěji vytvářených typů smluv.
Detail smlouvy
Po kliknutí na konkrétní smlouvu ze seznamu smluv je uživatel přesměrován na její detail. Detail smlouvy je rozdělen do záložek: Základní informace, Parcely, Pachtovné a platby. Smlouvu lze také upravovat, v případě že je ve stavu “Návrh”, měnit její stav, vytvořit dodatek, nebo ji ukončit.
Záložky
Záložka Základní informace (Obr. 3) obsahuje záznam o typu a parametrech smlouvy, propachtovatelích, pachtýři (lze zadat různé datum podpisu smlouvy u pachtýře a propachtovatele pomocí modré ikony tužtičky), poznámky a může obsahovat i přílohy vložené uživatelem.
Z této záložky je možné se přesměrovat na detail osoby propachtovatele pro možnost editace kontaktních údajů a způsobu platby. Detailní popis viz odstavec Osoby.
Obr. 3 - Detail smlouvy - záložka základní informace
V sekci Dokumenty lze přidat libovolný soubor, zejména podepsanou smlouvu či výpověď. Některé dokumenty se generují automaticky (smlouva a příloha) a nelze je smazat. Vztahují se vždy k aktuální verzi smlouvy a jsou označeny zámkem. Všechny Dokumenty je možno z aplikace stáhnout nebo si zobrazit jejich rychlý náhled.
Záložka Parcely (Obr. 4) zobrazuje seznam propachtovaných parcel od propachtovatele, celkovou výměru propachtovaných parcel, případně části parcel a mapu, kde jsou tyto parcely zobrazeny. Seznam parcel obsahuje záznam katastrálního území, číslo parcely, výměru a podíl.
U jednotlivých parcel se mohou také zobrazovat ikony s upozorněním. Ikona s vykřičníkem symbolizuje, že u parcely na smlouvě došlo k nějaké změně v katastru nemovitostí. Ikonka s plochou , jejichž část je červená, symbolizuje parcelu, u nichž dochází k propachtování pouze části parcely. Výměra zde uvedená je propachtovaná výměra.
Obr. 4 - Detail smlouvy - parcely
Po kliknutí na ozubené kolečko se zobrazí detailní informace o parcele, kde je celková propachtovaná výměra, pachtovné (případně cena parcely podle výpočtu pachtovného na smlouvě) a výpočet náhrady za daň. Ve výpočtu náhrady za daň lze upravovat osvobozenou výměru, zpevněnou plochu a zastavěnou plochu. Zbytek výměry aplikace sama dopočte. Lze zde rovněž v prvním řádku zvolit, komu se vyplácí náhrada za daň. Všechny údaje jsou zde vztaženy k celému vlastnictví parcely. (Obr. 5)
Obr. 5 - Detail smlouvy - parcely
V záložce Pachtovné a platby (Obr. 6) jsou uvedené informace o výpočtu pachtovného a výpočtu náhrady za daň z nemovitých věcí.
V pravém sloupci je možné zadat způsob výpočtu pachtovného, pokud není zadaná šablona smlouvy (tzn. % z ceny pozemku, % z průměrné ceny, podle výměry, dle katastrálních území nebo dohodou). Pokud je v záložce Základní informace nadefinována šablona smlouvy, nelze způsob výpočtu pachtovného volit. Základní sazby mohou být různé s ohledem na druh pozemku. V levém sloupci se pak zobrazí výpočet pachtu a daně, který je možné ještě úpravou editovat. Lze provést úpravu ročního pachtovného a úpravu náhrady daně. V případě více spoluvlastníků úpravu provedeme vždy u každého spoluvlastníka zvlášť. Níže je pak uvedena celková částka k zaplacení.
Posledním údajem této záložky uvedeným nejníže, je informace o provedených platbách. Týká se např. platných pachtovních smluv.
Obr. 6 - Detail smlouvy - pachtovné a platby
Pakliže je na smluvě více propachtovatelů, je nutné pro nastavení hodnot pro konkrétního propachtovatele změnit společná nastavení na požadovanou osobu.(Obr. 7)
Obr. 7 - Detail smlouvy - pachtovné a platby - více propachtovatelů
Po vybrání konkrétního propachtovatele se v části Roční náhrada za daň zobrazí přepínač „daň za propachtovatele hradí pachtýř” (Obr. 8), který se vztahuje k celé smlouvě. V pozici ANO znamená, že daň za všechny parcely na smlouvě hradí pachtýř a to podílově, na rozdíl od nastavení na parcele (Obr. 7 a 19), kdy při nastavení daň hradí pachtýř, hradí pachtýř daň za celou parcelu. Při tvorbě daňového přiznání má nastavení na parcele přednost před nastavením na smlouvě.
Obr. 8 - Detail smlouvy - pachtovné a platby - přepínač „daň za propachtovatele hradí pachtýř”
Úprava smlouvy
V pravé horní části se nachází menu “úprava smlouvy” (Obr. 9 +10) s několika možnostmi úprav.
Obr. 9 - Úprava smlouvy ve verzi návrh Obr. 10 - Úprava smlouvy v platné verzi
Typy stavů
návrh
V tomto stavu vzniká nová smlouva. Smlouvy v tomto stavu je možné editovat po stisknutí tlačítka tužky “upravit smlouvu”.
odložená
V tomto stavu jsou nepodepsané smlouvy, u kterých je předpoklad, že nebudou nikdy podepsány.
platná
Změna stavu Platná do stavu Návrh je možná pouze v případě, když není žádná platba na smlouvě ve stavu odesláno nebo uhrazeno.
platná, nepodepsaná
V tomto stavu jsou smlouvy, které byly zaslány k podpisu a pachtýř je využívá, ale ještě nejsou podepsané. Tento stav je ve všech ohledech stejný jako stav smlouvy “platná”, jde jen o odlišení, že smlouva není dosud fyzicky podepsaná. Lze jej využít pro evidenci týkající se neznámých vlastníků, ústně uzavřených smluv apod.
ukončená
V tomto stavu jsou smlouvy, které jsou již k aktuálnímu datu neplatné.
Pro výplatu pachtů je rozhodující, zdali a po jakou dobu byla smlouva platná (tedy je ve stavu Platná, Platná, nepodepsaná nebo Ukončená).
Proces revize pachtovních smluv
Do revize se pachtovní smlouvy mohou dostat dvěma způsoby:
Data z předchozího systému se naimportují s příznakem revize.
Výběrem určitých, nebo všech pachtovních smluv lze převést do revize kdykoliv během roku. Revize může být zvolena nebo nařízena. (pozemkové úpravy, kontrola stavu..)
Postup při revizi smluv se řídí dle následujícího schématu: (Obr. 11)
Obr. 11 - Revize pachtovních smluv
Změnit stav
ze stavu Návrh lze smlouvu změnit do stavu Platná, odeslat smlouvu k podpisu (stav Platná, nepodepsaná), nebo Odložená
ze stavu Platná lze smlouvu pouze ukončit, vytvořit dodatek, nebo změnit smlouvu do Návrhu (pokud platba u smlouvy nebyla doposud uhrazena)
ze stavu Odložená lze změnit smlouvu do Návrhu, nebo smlouvu Smazat
ze stavu Ukončená lze smlouvu změnit na Návrh nebo Zrušit výpověď
Ukončit smlouvu
Aplikace provádí 1x denně (o půlnoci) kontrolu, zdali nedošlo k ukončení platnosti příslušné smlouvy. Pokud k tomu dojde, aplikace automaticky převede smlouvu ze stavu Platná do stavu Ukončená. Na tuto skutečnost je upozorněn uživatel na horní liště upozorněním. Smlouvu lze ukončit buď přímo zadáním data ukončení smlouvy nebo zadáním data podání výpovědi. V druhém případě aplikace sama dopočte, kdy smlouva skončí.
Datum ukončení smlouvy je důležité pro výplatu pachtu. Pokud ve vypláceném roce smlouva platila alespoň 1 den (bez ohledu, zda je nyní Platná či Ukončená), tak se při roční výplatě zobrazí i poměrná část platby k této smlouvě.
Vytvořit dodatek ke smlouvě
K platné smlouvě lze vytvořit dodatek. Smlouvu je třeba upravit tak, v jakém stavu bude po tomto dodatku, nikoliv pouze změnu. Kromě vytvoření klasického dodatku smlouvy, můžete založit i další verze smluv - digitalizace, úprava po inflaci, pravidelné navýšení, přecenění a jiná úprava. Jediným omezením je, že v případě dodatku nelze měnit smluvní strany. Oproti smlouvě bez dodatku se v horní části po uložení zobrazí ikona s jednotlivými verzemi smlouvy (původní, po dodatku č.1, případně další). Mezi těmito verzemi se lze přepínat. V případě tvorby dodatku je nutné po jeho podpisu provést převod do platného stavu, obdobně jako u běžné smlouvy. Současně se zplatněním dojde k ukončení platnosti smlouvy původní. Dokumenty se pak vážou k příslušné verzi smlouvy.
Vytvořit následnou smlouvu
V případě, že u smlouvy dojde ke změně vlastnictví u jedné z parcel, je nabídnuta i možnost vytvořit tzv. smlouvu následnou. Jedná se o případy, kdy se s novým vlastníkem nepodaří uzavřít novou smlouvu a nový vlastník přebírá právní závazky původního vlastníka. Bude tedy nutné mu vyplácet pacht do doby, než původní smluvní vztah skončí. Tato funkčnost umožňuje vyměnit ve smlouvě propachtovatele. Aplikace rovněž prověří přes vlastnictví původních parcel, kdo by mohl být tím novým vlastníkem, a buď jej přímo předvyplní nebo nabídne jejich seznam. Smlouva následná a k ní smlouva původní se rovněž zobrazují pod ikonou s verzemi smlouvy. Po vytvoření smlouvy následné, smlouvu původní ukončíme ke dni, který předchází dni účinnosti smlouvy následné.
Skupiny smluv
Jednotlivé pachtovní smlouvy lze jednoduše třídit do skupin. Na úvodní stránce najdete úlohu Skupiny smluv, v ní si novou skupinu založíte a do ní přidáte libovolnou pachtovní smlouvu (Obr. 12).
Obr. 12 - Skupiny smluv
Přidání do skupiny můžete provést i přímo v detailu pachtovní smlouvy (Obr. 13).
Obr. 13 - Přidání do skupiny
Hromadné operace
Na skupinu smluv navazují hromadné operace, které můžete provádět nejen nad skupinou smluv, ale i nad libovolným výběrem pachtovních smluv. Pokud již máte skupinu vytvořenu, stačí jí otevřít, označit v ní všechny smlouvy (Obr. 14)
Obr. 14 - Výběr smluv pro hromadnou operaci
a v menu vybrat konkrétní operaci (Obr. 15).
Obr. 15 - Typy hromadných operací
Po výběru konkrétní operace buď dojde k jejímu spuštění nebo se objeví dialogové okno s potřebnými údaji pro příslušnou operaci (Obr. 16)
Obr. 16 - Spuštění hromadného vygenerování dodatků smluv
Po zadání operace ke zpracování se objeví informace o jejím stavu na horní liště v historii operací (Obr. 17). Ze strany uživatele je třeba počítat s časovou prodlevou. Požadavek je totiž nejprve zařazen do fronty a je odbaven až po dokončení předchozích požadavků zaslaných na server (i od jiných klientů). Toto opatření je preventivní, spuštění více požadavků v jeden okamžik by totiž mohlo přetížit server.
Obr. 17 - Historie operací se skupinami smluv
Detailnější přehled všech dokončených operací včetně dotčených smluv najdete na záložce Historie operací se skupinami smluv v úloze Skupiny smluv (Obr. 18).
Obr. 18 - Detailnější historie operací se skupinami smluv
Skeny dokumentů
V aplikaci lze evidovat skenované dokumenty smluv. Řada uživatelů používá naše jednoduché a přehledné úložiště dokumentů v každé smlouvě a ukládá zde i sken podepsaného dokumentu. Je to užitečné, smlouvy tak můžete mít stále u sebe a nemusíte je již dohledávat v šanonech.
Doposud však neexistoval nástroj, jak zjistit, jestli náhodou nějaký sken dokumentu nechybí. Nová funkcionalita umožňuje při zadání nového dokumentu do aplikace rozlišit, jestli se jedná o běžný dokument nebo skenovaný. U skenovaného pak i rozlišení, jestli se jedná o dokument smlouvy, výpovědi či ostatní a v případě smluv s více propachtovateli i informaci, kterých propachtovatelů se konkrétní dokument týká (Obr. 19, 20)
Obr. 19 - Nahrání skenovaného dokumentu do aplikace
Obr. 20 - Výběr typu naskenovaného dokumentu
V části Dokumenty v detailu smlouvy je pak tato informace zobrazena (Obr. 21).
Obr. 21 - Sekce Dokumenty v detailu smlouvy
Jelikož již řada uživatelů má nahráno do aplikace velké množství skenovaných dokumentů, tak jsme dle názvu souboru (končící na .pdf) vyhledali ty, o kterých se domníváme, že jsou skenované, přidělili jim typ smlouva a informaci, že se týká všech propachtovatelů na smlouvě. Toto je totiž nejčastější způsob zadání současných skenovaných dokumentů. Uživatel však má možnost tyto údaje změnit klikem na ikonku tužky u konkrétního dokumentu.
Jak však nejlépe zkontrolovat, že mám skeny opravdu u všech smluv? Tato informace je zobrazena přímo v seznamu pachtovních smluv (Obr. 22). Pro první plnění však doporučujeme provést export pachtovních smluv do XLSX (případně i s osobami), kde nově přibyl sloupec Sken. Zde můžete s využitím filtru vyhledat chybějící a ty následně do aplikace doplnit.
Obr. 22 - Smlouvy s informací o typu skenovaného dokumentu