📄Pachtovní smlouvy

 

videonávod

 

videonávod

 

Úloha "Pachtovní smlouvy" obsahuje seznam všech smluv uživatele. V seznamu je u každého záznamu uvedeno:

• Číslo smlouvy / Číslo smlouvy protistrany

• S kým je smlouva uzavřena.

• Katastrální území a LV.

• Datum účinnosti

• Datum zániku

• Skeny smluv

• Stav smlouvy

Nad seznamem je umístěn filtr, pomocí kterého lze vyhledávat a filtrovat smlouvy dle:

• Katastrální území

• Číslo smlouvy

• Skupina smluv

• Stav smlouvy

• Jméno (RČ nebo IČ)

• Aktuálnost smluv

• Datum zániku smlouvy (Platnost)

Filtr na "Stav" smlouvy je rozdělen do několika sekcí:

1. Základní stavy

2. Stavy dodatků

3. Stavy revizí

Pro začínající uživatele doporučujeme zatrhávat pouze jednu sekci filtrů najednou.

Filtr “Platnost” nabízí následující možnosti:

• K datu: Filtruje smlouvy, které platí v konkrétní vybraný den (smlouvy na neurčito, které mají datum účinnosti před daným datem a nejsou ukončené, nebo smlouvy na určito, které mají nastavené datum ukončení, které spadá do vybraného data)

• V rozmezí: Stejný princip jako "K datu", ale smlouvy musí spadat do celého vybraného intervalu

• Končící do jednoho roku odteď: Jde o smlouvy na určito, s datem ukončení dnes nebo později, které končí do 1 roku od aktuálního data

Po každém vybrání filtru kliknu na tlačítko “Najdi”. Pro reset filtrů použijte možnost zrušit vybrané filtry.

Uživatel má možnost vytvářet nové smlouvy nebo prohlížet detail existujících smluv. Aplikace umožňuje export vybraných smluv do souboru *.xlsx.

Neaktuální smlouvy jsou graficky zvýrazněné vykřičníkem s popisem a červenou barvou textu. Popis se zobrazí po najetí kurzoru myši.

Po kliknutí na konkrétní smlouvu ze seznamu smluv je uživatel přesměrován na její detail.

Založení smlouvy

Ikona umožňuje založit novou smlouvu. Smlouvu lze dále upravovat použitím pera pro úpravy, v případě, že je ve stavu “Návrh”. Detail smlouvy je rozdělen do tří záložek: 

Základní informace

• Parametry smlouvy

  • Číslo smlouvy

  • Číslo smlouvy protistrany.

  • Výchozí údaj smlouvy lze nastavit v úloze “Šablony dokumentů” a tím si nastavení smlouvy přednastavit.

  • Šablona Dokumentu smlouvy je přednastavena na univerzální. Svůj vlastní dokument smlouvy posíláte ke vložení na podpora@cleverassets.cz

  • Doba uzavření smlouvy. Datum účinnosti smlouvy. Automatické prodloužení smlouvy.

  • Nastavit vyplácení dle kalendářního nebo hospodářského roku. Toto nastavení má vliv na platby.

• Propachtovatel (lze zadat různý datum podpisu smlouvy u pachtýře a propachtovatele pomocí modré ikony tužky),

  • dle Vlastníka (osoby)

  • dle LV

• Pachtýř

• Výpověď smlouvy

  • Kdy lze podat nejdříve.

  • Od, kdy začíná běžet.

  • Výpovědní lhůta.

  • Výpověď musí být podána nejpozději.

• Volitelné odstavce smlouvy

  • Má pachtýř předkupní právo. ANO x NE (Nemá vliv na proměnné v dokumentu. )

  • Lze parcely dále propachtovat. ANO x NE (Pokud je zde zadáno NE, nemohu parcely dále podpachtovát nebo dávat do směn)

  • Je při přecenění parcel požadováno podepsání nového dodatku smlouvy. (Pokud je zde zadáno NE, smlouvy se automaticky po přecenění přecení, pokud zadám Ano, přecenění provádím ručně.)

• Elektronické podepsání smlouvy

• Poznámky (Možno vložit poznámku ke smlouvě.)

• Zapsat do přílohy smlouvy (Text, který se zde zadá, se zapíše do přílohy smlouvy)

• Skupiny smluv

• Upozornění

• Dokumenty

V boxu Dokumenty lze přidat pře + libovolný soubor, zejména:

• Podepsanou smlouvu

• Výpověď

• Korespondenci s vlastníkem

• Další relevantní dokumenty

Dokumenty

• v detailu smlouvy se generují automaticky po uložení, například smlouva a její přílohy.

• lze je smazat křížkem

• lze je editovat Online

• vždy se vztahují k aktuální verzi smlouvy

• všechny dokumenty je možné z aplikace stáhnout, editovat a znovu nahrát, nebo si zobrazit jejich rychlý náhled

• Pokud se jedná o dodatky ke smlouvě, lze nastavit "Zobrazit dokumenty ze všech verzí smlouvy?" na ANO nebo NE. Toto nastavení se drží napříč všech smluv na schématu.

Parcely

Přidání parcel na smlouvu: Klikem na + se mi nabídnou všechny parcely dle propachtovatele. Vyberu a dám vložit vybrané parcely.

Záložka obsahuje:

• Číslo parcely.

• Katastrální území.

• Druh pozemku.

• Výměra a podíl.

Zobrazení ikon.

• Mapa. - Hromadné nastavení propachtovaných výměr.

• + - Přidání dalších parcel do smlouvy. Je nutné, aby smlouva byla v návrhu a v editaci. (použít pero pro úpravy.)

• Lupa. - Zobrazí náhled na parcelu.

• Ozubené kolečko. - Nastavuje údaje parcely. Nastavujte pouze v případě nutného individuálního nastavení u parcely, jinak NE.

  • Daň hradí. (Doporučuji ponechat poměrově všichni vlastníci. )

  • Druh pozemku. (Lze změnit kulturu)

  • Nastavení celkové či propachtované výměry.

Údaje z grafiky a katastru se mohou lišit. Údaje z grafiky se přebírají z LPIS a ne vždy se shodují. Pokud bude výměra z grafiky vyšší než výměra celková z katastru, pak smlouva nepůjde uložit.

• Křížek. - Odstranění parcely ze smlouvy.

Při vytváření nové pachtovní smlouvy doporučuji vložit pouze 1 parcelu, vyplnit třetí záložku pachtovné a platby a smlouvu uložit. Později se vrátit do záložky parcely a jednotlivé parcely doeditovat.

Pachtovné a platby 

• Pachtovné.

  • Výplatní termín.

  • Částka dle výpočtu z pachtovného, lze provést úpravu.

  • Roční náhrada za daň.

    • Zda se vyplácí či nevyplácí.

    • Lze provést úpravu náhrady.

    • Zda daň za propachtovatele hradí pachtýř ano či ne má vliv na vstup do daňového přiznání.

• Platební údaje. Roční částka poměrově mezi propachtovatele.

• Způsob výpočtu pachtovného.

  • Pachtovné počítáno.

    • % z ceny pozemku BPEJ.

    • % z průměrné ceny KU.

    • Podle výměry.

    • Podle katastrálních území.

    • Dohodou.

  • Rozdělit výpočet pachtovného dle druhu pozemků. Ano Ne. Pokud mám ocenění dle druhů pozemků.

  • Automatické navyšování pachtovného.

    • O meziroční inflaci. Zde lze omezit n a omezit maximální výši inflace ( Navyšování do zvoleného data)

      • Navyšovat jen do data. (Navyšování do zvoleného data)

      • Omezit maximální výši. (Pokud nastavím 20%, tak pokud míra inflace bude 30%, omezím maximální výši na 20%, tedy zastropuji horní hranici na 20%)

    • O ručně zadanou valorizaci. Lze nastavit valorizaci dle způsobu počítání pachtovného. Valorizace se pouští 1.1. po prodloužení a ukončení smluv a po vygenerování plateb v dlouhotrvající operaci nad všemi projekty. Není ovlivněno aktualizací dat, navýšením o inflaci ani přepočtem smluv. Dojde k vytvoření nové verze smlouvy s názvem “po automatické valorizaci”. Tato verze bude účinná od 1.1. příslušného roku.
      Jednotkové ceny ke smlouvě či k jednotlivým druhům pozemků se upraví o částky zadané v sekci valorizace.
      Tím dojde ke změně celkového pachtovného. Nová verze se následně zplatní. Dojde také k uvedení těchto automatických valorizací mezi Hromadné operace.

      • Navyšovat jen do data. (Navyšování do zvoleného data)

      • Omezit maximální výši.

• Platby. (Zde se platby generují pouze k platným smlouvám. Pokud smlouva netrvá celý rok, výpočet pachtovného je poměrně rozpočítán. Jak se počítá pachtovné u smlouvy.

Pokud má osoba více platebních údajů, máte možnost volby preferovaného platebního údaje pro danou smlouvu (a to i po zplatnění smlouvy):

Pakliže je na smlouvě více propachtovatelů, je nutné pro nastavení hodnot pro konkrétního propachtovatele změnit společná nastavení na požadovanou osobu.(Obr. 7)

Po vybrání konkrétního propachtovatele se v části Roční náhrada za daň zobrazí přepínač „daň za propachtovatele hradí pachtýř” (Obr. 8), který se vztahuje k celé smlouvě. V pozici ANO znamená, že daň za všechny parcely na smlouvě hradí pachtýř a to podílově, na rozdíl od nastavení  na parcele (Obr. 7 a 19), kdy při nastavení daň hradí pachtýř, hradí pachtýř daň za celou parcelu. Při tvorbě daňového přiznání má nastavení na parcele přednost před nastavením na smlouvě. 

Úprava smlouvy

V pravé horní části se nachází menu “úprava smlouvy” (Obr. 9 +10) s několika možnostmi úprav.

     Obr. 9 - Úprava smlouvy ve verzi návrh                              Obr. 10 - Úprava smlouvy v platné verzi

Typy stavů

• návrh

  • V tomto stavu vzniká nová smlouva. Smlouvy v tomto stavu je možné editovat po stisknutí tlačítka tužky   “upravit smlouvu”.

• odložená

  • V tomto stavu jsou nepodepsané smlouvy, u kterých je předpoklad, že nebudou nikdy podepsány. Smlouva založená v archivu, platné smlouvy se s ní nekontrolují.

• platná

  • Změna stavu Platná do stavu Návrh je možná pouze v případě, když není žádná platba na smlouvě ve stavu odesláno, uhrazeno, stornováno nebo vráceno.

• platná, nepodepsaná 

  • V tomto stavu jsou smlouvy, které byly zaslány k podpisu a pachtýř je využívá, ale ještě nejsou podepsané. Tento stav je ve všech ohledech stejný jako stav smlouvy “platná”, jde jen o odlišení, že smlouva není dosud fyzicky podepsaná. Lze jej využít pro evidenci týkající se neznámých vlastníků, ústně uzavřených smluv apod.

• ukončená

  • V tomto stavu jsou smlouvy, které jsou již k aktuálnímu datu neplatné.

Pro výplatu pachtů je rozhodující, zdali a po jakou dobu byla smlouva platná (tedy je ve stavu Platná, Platná, nepodepsaná nebo Ukončená).

Změnit stav

1. ze stavu Návrh lze smlouvu změnit do stavu Platná, odeslat smlouvu k podpisu (stav Platná, nepodepsaná), nebo Odložená

2. ze stavu Platná lze smlouvu pouze ukončit, vytvořit dodatek, nebo změnit smlouvu do Návrhu (pokud platba u smlouvy nebyla doposud uhrazena) 

3. ze stavu Odložená lze změnit smlouvu do Návrhu, nebo smlouvu Smazat

4. ze stavu Ukončená lze smlouvu změnit na Návrh nebo Zrušit výpověď

Ukončit smlouvu

Aplikace provádí 1x denně (o půlnoci) kontrolu, zdali nedošlo k ukončení platnosti příslušné smlouvy. Pokud k tomu dojde, aplikace automaticky převede smlouvu ze stavu Platná do stavu Ukončená. Na tuto skutečnost je upozorněn uživatel na horní liště upozorněním. Smlouvu lze ukončit buď přímo zadáním data ukončení smlouvy nebo zadáním data podání výpovědi. V druhém případě aplikace sama dopočte, kdy smlouva skončí. 

Datum ukončení smlouvy je důležité pro výplatu pachtu. Pokud ve vypláceném roce smlouva platila alespoň 1 den (bez ohledu, zda je nyní Platná či Ukončená), tak se při roční výplatě zobrazí i poměrná část platby k této smlouvě.

Vytvořit dodatek ke smlouvě

K platné smlouvě lze vytvořit dodatek. Smlouvu je třeba upravit tak, v jakém stavu bude po tomto dodatku, nikoliv pouze změnu. Kromě vytvoření klasického dodatku smlouvy, můžete založit i další verze smluv - digitalizace, úprava po inflaci, pravidelné navýšení, přecenění a jiná úprava. Jediným omezením je, že v případě dodatku nelze měnit smluvní strany. Oproti smlouvě bez dodatku se v horní části po uložení zobrazí ikona s jednotlivými verzemi smlouvy (původní, po dodatku č.1, případně další). Mezi těmito verzemi se lze přepínat. V případě tvorby dodatku je nutné po jeho podpisu provést převod do platného stavu, obdobně jako u běžné smlouvy. Současně se zplatněním dojde k ukončení platnosti smlouvy původní. Dokumenty se pak vážou k příslušné verzi smlouvy.

Vytvořit následnou smlouvu

V případě, že u smlouvy dojde ke změně vlastnictví u jedné z parcel, je nabídnuta i možnost vytvořit tzv. smlouvu následnou. Jedná se o případy, kdy se s novým vlastníkem nepodaří uzavřít novou smlouvu a nový vlastník přebírá právní závazky původního vlastníka. Bude tedy nutné mu vyplácet pacht do doby, než původní smluvní vztah skončí. Tato funkčnost umožňuje vyměnit ve smlouvě propachtovatele. Aplikace rovněž prověří přes vlastnictví původních parcel, kdo by mohl být tím novým vlastníkem, a buď jej přímo předvyplní nebo nabídne jejich seznam. Smlouva následná a k ní smlouva původní se rovněž zobrazují pod ikonou s verzemi smlouvy. Po vytvoření smlouvy následné, smlouvu původní ukončíme ke dni, který předchází dni účinnosti smlouvy následné. 

Hromadné operace

Hromadné operace můžete provádět nejen nad skupinou smluv, ale i nad libovolným výběrem pachtovních smluv. Pokud již máte skupinu vytvořenu, stačí jí otevřít, označit v ní všechny smlouvy

Po zadání operace ke zpracování se objeví informace o jejím stavu na horní liště v historii operací (Obr. 17). Ze strany uživatele je třeba počítat s časovou prodlevou. Požadavek je totiž nejprve zařazen do fronty a je odbaven až po dokončení předchozích požadavků zaslaných na server (i od jiných klientů). Toto opatření je preventivní, spuštění více požadavků v jeden okamžik by totiž mohlo přetížit server.

Detailnější přehled všech dokončených operací včetně dotčených smluv najdete na záložce Historie operací se skupinami smluv v úloze Skupiny smluv (Obr. 18).

Skeny dokumentů

V aplikaci lze evidovat skenované dokumenty smluv. Řada uživatelů používá naše jednoduché a přehledné úložiště dokumentů v každé smlouvě a ukládá zde i sken podepsaného dokumentu. Je to užitečné, smlouvy tak můžete mít stále u sebe a nemusíte je již dohledávat v šanonech.

Doposud však neexistoval nástroj, jak zjistit, jestli náhodou nějaký sken dokumentu nechybí. Nová funkcionalita umožňuje při zadání nového dokumentu do aplikace rozlišit, jestli se jedná o běžný dokument nebo skenovaný. U skenovaného pak i rozlišení, jestli se jedná o dokument smlouvy, výpovědi či ostatní a v případě smluv s více propachtovateli i informaci, kterých propachtovatelů se konkrétní dokument týká (Obr. 19, 20)

V části Dokumenty v detailu smlouvy je pak tato informace zobrazena (Obr. 21).

Jelikož již řada uživatelů má nahráno do aplikace velké množství skenovaných dokumentů, tak jsme dle názvu souboru (končící na .pdf) vyhledali ty, o kterých se domníváme, že jsou skenované, přidělili jim typ smlouva a informaci, že se týká všech propachtovatelů na smlouvě. Toto je totiž nejčastější způsob zadání současných skenovaných dokumentů. Uživatel však má možnost tyto údaje změnit klikem na ikonku tužky u konkrétního dokumentu.

Jak však nejlépe zkontrolovat, že mám skeny opravdu u všech smluv? Tato informace je zobrazena přímo v seznamu pachtovních smluv (Obr. 22). Pro první plnění však doporučujeme provést export pachtovních smluv do XLSX (případně i s osobami), kde nově přibyl sloupec Sken. Zde můžete s využitím filtru vyhledat chybějící a ty následně do aplikace doplnit.